Det er svært at drive en virksomhed, som håndværker, gartner, entreprenør og lignende, hvis man ikke har helt styr på, hvor lang tid det tager at udfører et stykke arbejde. Hvis ikke du nøjagtigt ved hvor mange timer dine folk bruger ude i marken, kan du aldrig være sikker på at få den betaling for opgaven, som svarer til de timer, der er lagt i den. Det vil sige, at jo lettere du kan få et præcist overblik over forbruget af timer jo bedre. Det er der heldigvis en løsning på. Når dine medarbejdere skal registrere deres timer, kan du vælge at skippe papiret til fordel for en digital registrering. Det vil øge dit overblik over timeforbruget betragteligt, og det vil spare dig for en arbejdsgang på kontoret.
Slut med upræcist gætværk
Traditionelt har tidsregistreringen foregået på papir. Medarbejderen har skulle udfylde et ark med de timer, de benytter på de projekter, de arbejder på. Der kan meget hurtigt ske fejl og forglemmelser, når det drejer sig om et papirskema. Medarbejderen kan spilde kaffe ud over det og bliver så nødt til at rekonstruere alle timerne efter hukommelsen. Eller kuglepennen er blevet væk, så hukommelsen igen må på arbejde senere. Det skaber upræcis tidsregistrering og det er besværligt for medarbejderen. Det er også besværligt for kontorpersonalet, der skal sidde med de plettede og krøllede timesedler og måske er nødt gætte sig til, hvad der egentlig står på dem. Alt det kan undgås! Hør her hvordan.
Præcis digital tidsregistrering
Det er nemlig blevet muligt for dine medarbejdere – på en meget enkelt og let måde – at registrere deres timer digitalt på den smartphone, som de har på sig hele tiden. Hvis du beslutter at gå over til et af de nye projektstyringssystemer, der er på markedet, slipper du for de irriterende timesedler på papir. I stedet har dine medarbejdere en app på deres mobil, hvor de har adgang til de projekter, som de arbejder på og let kan gå ind og registrere deres timer på hvert enkelt projekt. Slut med kuglepenne der bliver væk, slut med skemaer, der bliver væk eller ikke er til at tyde for kontorpersonalet. Og slut med at skulle sidde og taste timer ind i systemet fra papirskemaerne. I stedet ryger de timer som medarbejderen skriver ind, direkte ind i systemet, hvor du hele tiden kan se dem under de projekter, hvor de hører til.
Brug tidsstyringen til udvikling
Det betyder altså, at du hele tiden har et overblik over hvor mange timer, der er skrevet på alle de projekter, der er i gang i virksomheden. På den måde kan du gribe hurtigt ind og foretage ændringer, hvis du kan se, at noget er ved at løbe løbsk timemæssigt. Du kan også drage erfaringer af, hvis der bliver brugt for mange timer på et projekt. Måske viser det sig at nogle typer af projekter ikke er rentable og skal undgås i fremtiden. Når dine folks timeregistrering er nøjagtig, kan du bruge den til at udvikle din virksomhed i den rigtige retning og undgå de opgaver, der giver underskud på bundlinjen.
Integreret løsning
Nu tænker du måske, at du ikke orker at skulle skifte alle de programmer og systemer ud, som du benytter til dit administrative arbejde nu. Men det behøver du heller ikke. Mange af de nye løsninger som tilbyder tidsregistrering via en app, kan integreres med dine nuværende systemer. De fungerer mere som en samlende løsning, der kommunikerer med de andre programmer og får dem til at snakke sammen. Det gør det meget nemt at trække oplysninger ud til både lønsedler og fakturaer.